¿Cómo escribir correctamente un correo electrónico?

En la era moderna de la comunicación en el lugar de trabajo, las adaptaciones posteriores a la pandemia han hecho que los profesionales se cuestionen prácticas de correo electrónico que antes eran estándar. Desde dudar si responder a un correo electrónico de tu jefe fuera del horario laboral hasta preguntarse sobre la etiqueta de usar IA como ChatGPT para redactar mensajes, navegar por las reglas no escritas del correo electrónico puede ser desalentador.

La evolución de las plataformas de comunicación, como las videoconferencias, la mensajería instantánea y los mensajes de texto, no ha hecho sino intensificar la confusión. A pesar de esta transformación digital, Andrea Weckerle, profesora de la Universidad de Georgetown y autora de ‘Civismo en la era digital’, subraya la importancia del correo electrónico, calificándolo de “primera fuente de comunicación con los demás”.

¿Cómo garantizar una comunicación eficaz y cortés por correo electrónico? Éstas son las principales conclusiones de los expertos:

Revalúe la necesidad de un correo electrónico: Antes de pulsar enviar, piense si existe un método de comunicación más eficaz, sugiere Barbara Pachter, de Pachter & Associates. Una consulta breve puede ser más adecuada para un mensaje de texto o instantáneo, mientras que las discusiones más largas podrían beneficiarse de una videollamada.

La concisión es el rey: Aunque los correos electrónicos deben ser acogedores, también deben ser concisos. Kendra Losee, coautora de “Digital Etiquette for Dummies”, advierte de que los correos electrónicos prolongados, especialmente cuando se ven en el móvil, pueden poner a prueba la paciencia del lector.

Busca la claridad: Organiza tu contenido con un formato claro y evita los bloques monolíticos de texto. Los saludos, los párrafos segmentados y las firmas de despedida son estándar, pero en caso de duda, sigue el formato preferido de tu empresa.

Tenga en cuenta los plazos: Utiliza las funciones de programación que ofrecen la mayoría de plataformas de correo electrónico para asegurarte de que tus mensajes llegan en horario laboral. Si eres el destinatario, recuerda que no siempre se espera una respuesta inmediata, ni siquiera en el caso de los correos de última hora de la noche.

Cuida la frecuencia: Resiste el impulso de enviar varios correos electrónicos a la misma persona si aún no ha respondido. Es aconsejable esperar un día o hasta el final de la jornada laboral para obtener una respuesta.

Mide el tono: Busca siempre la profesionalidad. Barbara Pachter recomienda leer el mensaje en voz alta antes de enviarlo para calibrar el tono. Herramientas como ChatGPT y Grammarly también pueden ayudar con esto.

Sé auténtico: Aunque las herramientas de IA pueden ayudar en la redacción de correos electrónicos, es crucial inyectar tu personalidad en el contenido. Los lectores valoran la interacción humana genuina.

Lectura de prueba: Una revisión rápida puede evitar posibles situaciones embarazosas por errores evitables. Un error ocasional puede pasarse por alto, pero los errores constantes pueden ser perjudiciales para la imagen profesional.

Utilizar las respuestas con precaución: Aunque hay justificaciones ocasionales para ello, la función “responder a todos” es generalmente detestada y debe usarse con moderación.